В День цифровизации Казахстана хочется вспомнить Копбосынову Азизу Киргизбаевну, которая была ярким лидером реализации самого масштабного в государственном управлении проекта – внедрение единой системы электронного документооборота государственных органов. Азиза Киргизбаевна занималась и цифровизацией налоговой системы, финансов, электронных закупок. Но ЕСЭДО был ее главным проектом.
В свое время перевести делопроизводство 21-го государственного органа и 17-и акиматов в стране на единый документооборот удалось благодаря слаженной работе команды внедренцев, которая на 100% состояла из женщин-специалистов АО «НИТ», в числе которых была и наша героиня.
Эта «женская команда» айтишниц во главе с Азизой Киргизбаевой смогла «сломить» сопротивление, обучить более 100 тысяч госслужащих, переобучить более 4 тысяч работников канцелярий, административных департаментов в государственных органах. При чем, все это происходило в начале нулевых, когда многие только научились «включать» компьютеры.
Почему я сегодня вспоминаю Азизу Киргизбаевну? Потому что у нее был важный для цифровизатора навык – она умела формировать команду, мотивировать и поддерживать ее. Командообразование – это важный навык, который не многие понимают. Азиза Киргизбаевна знала сильные и слабые стороны всех членов своей команды, решала многие личные проблемы молодых специалистов. Она была «мамой» и для своих, и для тех, кто начинал работать впервые в системе электронного документооборота. Аура взаимной поддержки и командной ответственности за такой стрессовый проект, как ЕСЭДО играла огромную роль в реализации всей государственной программы «электронного правительства».
Коллеги по АО «Национальные информационные технологии» отмечают, что Азиза Кигризбаева была одним из ярких, лучших в стране специалистов по управлению изменениями и внедрению цифровых проектов.
Здесь важно рассказать о самом проекте ЕСЭДО. В начале 2000-х годов специалисты-разработчики тщательно изучили огромный массив документов, разобрались в тонкостях делопроизводства в государственных органах, проанализировали текущую ситуацию и опыт реализации первых проектов. Затем они приступили к созданию Единой системы электронного документооборота государственных органов (ЕСЭДО), основанной на системе управления базами данных Lotus 6.5.
Бумажный документооборот отнимал много времени у сотрудников как государственных, так и коммерческих организаций, которые тратили месяцы на согласование и подписание документов. Сегодня же сотрудник отправляет документ на согласование, и его руководитель может утвердить его за ноутбуком на совещании, директор департамента — на телефоне во время деловой встречи, а министр — на планшете в такси по дороге в аэропорт.
Тогда же в начале нулевых, документооборот госорганов – это были тонны бумаги. Одно заседание Правительства обходилось государству более 40 000 тенге за счет бумаги. А представьте сколько заседаний проходило каждый день, это были миллиарды тенге по году, только в качестве расходов на бумагу. А сколько человеко-часов теряло государство, только на документооборот? Системы электронного документооборота стали одними из первых, разработанных для государственных органов Казахстана. Правовую основу для электронного документооборота и электронного архива заложили профильные законы РК. Так, Закон РК от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» юридически уравнял электронный и бумажный документ, а также средства их удостоверения — традиционные печать и подпись на бумажном документе и ЭЦП на электронном документе. Тогда это был большой прорыв.
Платформа IBM Lotus Notes в то время зарекомендовала себя в банковских и корпоративных системах Казахстана. В 2005 году начался проект по внедрению Lotus Notes в государственных органах. На тот момент это была одна из самых надежных информационных систем, обеспечивающая высокий уровень информационной безопасности. К концу 2006 года началось полноценное внедрение ЕСЭДО. Система охватывала не только регистрацию исходящей и входящей корреспонденции, но и внутреннюю ведомственную, а также межведомственную переписку и исполнение служебных документов с применением электронной цифровой подписи на всех этапах документооборота. Для реализации этого проекта была сформирована команда специалистов на базе АО «НИТ» под руководством Азизы Копбосыновой. Проект внедрения ЕСЭДО осуществлялся в соответствии с методологией управления изменениями и охватывал четыре направления:
- Разработка нормативной правовой базы для организационно-распорядительного электронного документооборота;
- Создание программного обеспечения ЕСЭДО;
- Внедрение ЕСЭДО и обучение пользователей;
- Обеспечение государственных органов необходимым техническим оборудованием.
Процесс внедрения ЕСЭДО в государственных органах проходил в несколько этапов. На первом этапе система использовалась как ведомственная для учета и контроля исполнения бумажных документов и внедрялась на уровне служб документационного обеспечения. Интеграция ЕСЭДО с Удостоверяющим Центром государственных органов в 2005 году и подключение к единой транспортной среде государственных органов позволили расширить функциональные возможности системы и обеспечить межведомственный документооборот с применением электронной цифровой подписи. Это привело к следующим результатам:
- Сокращение времени доставки документов;
- Уменьшение времени на регистрацию документов (реквизиты документа, сформированные на стороне отправителя, автоматически доставляются адресату и размещаются в базе данных получателя);
- Гарантированная доставка (отправка электронного уведомления о доставке отправителю);
- Возможность отслеживания хода исполнения документа получателем (получение автором отметок о доставке, регистрации, резолюции, исполнителе и результатах исполнения документа).
К моменту внедрения в 2006 году в рамках ЕСЭДО было обучено около 5 тысячи пользователей, электронную цифровую подпись использовали более 900 руководителей высшего и среднего звеньев, а также сотрудники канцелярий госорганов. Если за 2006 год через центр межведомственного документооборота прошло до 7,5 тысячи электронных документов, то к осени 2007 года количество направленных между участниками электронных документов составило около 14 тысяч. В среднем это было 120 документов в день, что сейчас кажется незначительным, учитывая многократное увеличение объема документооборота.
К началу 2011 года ЕСЭДО охватывала полный жизненный цикл организационно-распорядительного документа, начиная от его создания, согласования и утверждения в электронном виде и заканчивая сдачей в оперативный архив. В проект ЕСЭДО на весну 2011 года были вовлечены 73 государственных органа республиканского масштаба, ежедневно систему использовали более 7 тысяч государственных служащих. Объем межведомственного электронного документооборота в 2009 году составил около 94% от общего числа документов, подлежащих направлению в ЕСЭДО.
Навыки работы в системе стали стандартом «де-факто» для государственной службы в работе с организационно-распорядительной документацией. Азизу Киргизбаевну знали все министры, потому что она обучала и даже «заставляла» их самостоятельно подписывать документы, и не передавать ЭЦП секретарям.
Для внедрения ЕСЭДО потребовалось преодолеть человеческий фактор. Важную роль сыграло активное участие руководителей государственных органов в процессе перехода на безбумажный документооборот. Несмотря на все усилия, многие чиновники не могли избавиться от привычки пользоваться бумажными документами, поэтому параллельно велся и бумажный документооборот. Еще несколько лет после внедрения ЕСЭДО в органах государственной власти Казахстана использовался смешанный документооборот.
Значительный толчок процессу внедрения полного электронного документооборота дала политическая воля Администрации Президента РК. В 2010 году вышло распоряжение, согласно которому Администрация Президента больше не принимала документацию в бумажном виде от центральных органов, находящихся в Астане и подключенных к системе ЕСЭДО. Благодаря этой мере электронный документооборот вышел в промышленную эксплуатацию.
По данным государственных органов, к 2014 году электронный документооборот в центральных ведомствах достиг ста процентов: ЕСЭДО использовали в 93 центральных и 1711 территориальных государственных органах РК.
Всю эту работу выполняла команда Азизы Киргизбаевны, девушки-сотрудницы АО «НИТ». На примере, Азизы Копбосыновой могу отметить, что формирование сильной командной культуры является одной из ключевых задач цифрового лидера. Это включает в себя развитие доверия между членами команды, поощрение открытого общения и сотрудничества, а также создание атмосферы, в которой каждый чувствует себя важной частью команды.
Лидеры, которые создают культуру взаимопомощи и поддержки, способствуют высокой вовлечённости сотрудников и увеличению производительности. Сильным навыком лидерства Азизы Киргизбаевной были профессионализм и эмпатия. Она умела мотивировать свою команду, поддерживая высокий уровень энтузиазма и вовлеченности. Азиза Киргизбаевна в отличие от других лидеров умела признавать достижения каждого члена команды, создавать возможности для карьерного роста и помогать в трудную минуту. Важным аспектом ее лидерства является также умение удерживать ключевых сотрудников, особенно в условиях высокой конкуренции за таланты в цифровой сфере.
Азиза Киргизбаевна смогла создать культуру взаимопомощи и поддержки, которая способствовала высокой вовлечённости сотрудников и увеличению производительности. Вклад Азизы Киргизбаевной в реализацию «электронного правительства» в Казахстане, ее высокие профессиональные и человеческие качества навсегда останутся в нашей памяти. К сожалению, Азиза Киргизбаевна не получила никаких медалей при жизни, но ее дела, ее проекты остались навсегда в памяти казахстанцев. Ведь благодаря ее работе, государственный аппарат перешел на полностью цифровой формат внутреннего взаимодействия. Вклад Азизы Копбосыновой в построение цифрового государства бесценен.
Автор: Азиза Шужеева
